Zutrittskontrolle direkt in SAP

Mit SAP haben Unternehmen zwar ihre gesamten Wirtschaftsdaten im Griff. Doch eine integrierte Funktion für die Zutrittskontrolle gab es lange Zeit nicht. Zutritts-Terminals ließen sich nur aus einem externen System heraus mit den Personaldaten in SAP verknüpfen. Daten waren fast immer redundant und praktisch nie aktuell.

Zutrittsmanagement direkt in SAP

Mit Janitor hat sich das grundlegend geändert. Das SAP-Programm für Zutrittsmanagement erlaubt Ihnen Zutrittsrechte zu verwalten und auf Kommen/Gehen-Zeiten zuzugreifen, ohne Ihre gewohnte Software-Oberfläche zu verlassen. Janitor kommuniziert mit der Erfassungshardware über die eigens entwickelte Standard-Schnittstelle ACS-PDC. Das bedeutet: Sämtliche Vorgänge der Terminals stehen unmittelbar in SAP zur Verfügung und lassen sich dort auswerten. Umgekehrt sind veränderte personelle oder organisatorische Gegebenheiten sofort an den Terminals wirksam. Redundante Daten sind damit Vergangenheit.

Janitor macht Zutrittskontrolle und Zutrittsmanagement für den Anwender einfach

Für Anwender ist Janitor eine große Erleichterung, da sie auf das gesamte Zutrittsmanagement allein über SAP zugreifen. Die sonst erforderliche Zeit für das Einarbeiten in Drittsysteme und deren Pflege entfällt – und Ihr Unternehmen ist endlich unabhängig von Spezialisten.

Alles direkter, vieles einfacher

Die größte Vereinfachung durch Janitor ergibt sich aus der direkten Nutzung der SAP-Merkmalsteuerung: Bereits beim Anlegen von Personaldaten in SAP legt Janitor im Hintergrund auch die Zutrittsrechte an. Einem Mitarbeiter, dem Sie beispielsweise die Kostenstelle der IT zuweisen, erhält dadurch etwa Zutritt zum Server-Raum. Wechselt dieser Mitarbeiter später zu einer anderen Kostenstelle, weist ihm das System automatisch auch neue Zutrittsrechte zu.

Und sollten Sie zusätzliche Berechtigungen vergeben wollen – gerne auch zeitlich begrenzt –, dann ist auch das problemlos möglich: Über einen eigenen Infotyp lassen sich Rechte individuell hinzufügen, zeitlich überlagern oder auch sperren.

Tiefe Integration in SAP

Mit Janitor werden die Terminal-Hardware und die zeitlichen Berechtigungsprofile direkt in SAP gepflegt und sind tief in dessen Standard verankert. Die Hardware ist beispielsweise über Inventarnummern in die Instandhaltung eingebunden, während Zeitprofile den Feiertagskalender berücksichtigen.

Zudem erlaubt das Konzept der Infotypen die lückenlose Dokumentation der Änderungen (Abgrenzung) sowie den reglementierten Zugriff über das SAP-Rollenkonzept. So legen Sie beispielsweise fest, dass Zutrittsleser nur am jeweiligen Standort gepflegt oder bestimmte Hochsicherheitsbereiche nur mit entsprechender SAP-Rolle zugewiesen werden dürfen.

Neben der merkmalgesteuerten Vorgehensweise bietet Ihnen Janitor auch die Möglichkeit, Zutrittsrechte über das Organisationsmanagement abzubilden und zu vererben. Vererbungen lassen sich unterbrechen, und auch hier ist es möglich, Rechte individuell zu vergeben oder zu sperren. Spielen Sie verschiedene Planvarianten durch und wechseln Sie bei Bedarf einfach, ohne den laufenden Betrieb zu beeinträchtigen. So reagieren Sie auf strukturelle Veränderungen im Unternehmen flexibel, schnell und ohne Risiko.

Mehr Sicherheit für Gebäude und Personen

Mit Janitor erhalten Mitarbeiter und Fremdfirmen nur Zugang zu den für sie vorgesehenen Räumen und Bereichen. Zeitprofile stellen sicher, dass dieser Zugang nur an bestimmten Tagen und zu bestimmten Zeiten möglich ist. So dürfen beispielsweise Büromitarbeiter nur wochentags zwischen 7 Uhr und 19 Uhr das Gebäude betreten, Reinigungskräfte nur am frühen Vormittag oder späten Abend. Besucher erfassen und verwalten Sie besonders komfortabel mit dem Zusatzmodul JaniVisit. Die Webanwendung vereinfacht den gesamten Prozess bis hin zum Drucken von Besucherschein oder Besucherausweis.

Bestimmte Protokolle und Auswertungen liefert SAP bereits über sein Reporting aus. Darüber hinaus erstellen Sie eigene Auswertungen auf einfache Weise mit SAP-Bordmitteln. So lassen sich neben An- und Abwesenheitszeiten der Mitarbeiter etwa auch unberechtigte Zutrittsversuche erkennen. Und wenn es ganz aktuell sein soll: Das Zusatzmodul JaniAlarm liefert Statusmeldungen direkt an ein Smartphone oder Tablet und unterstützt Sie im Notfall mit einer abgleichbaren Liste der anwesenden Personen. Das Modul verfügt über eine eigene Benutzerverwaltung, ein SAP-Benutzer ist hierfür nicht erforderlich.

Funktioniert die Zutrittskontrolle auch in der Cloud?

Cloud-Dienste, Internet of Things, Industrie 4.0 – welche Schritte in der digitalen Transformation sind Sie schon gegangen oder wollen Sie noch gehen? Wie Sie sich auch entscheiden – mit Janitor sind Sie für die digitale Zukunft bestens vorbereitet. So gibt es etwa optionale Module für Besucherverwaltung und Ausweiserstellung (JaniVisit, JaniCard) sowie ein Alarmmanagement (JaniAlarm).

JaniVisit ist ein mobil nutzbares, komfortables Besuchermanagement, das Ihre Mitarbeiter an Pforte und Empfang entlastet. Mit wenigen Handgriffen vergeben sie direkt die erforderlichen räumlichen und zeitlichen Zutrittsrechte und drucken einen Ausweis oder eine Besucherkarte aus. Auch die Voranmeldung von Besuchern ist möglich. JaniVisit benötigt keinen Zugriff auf das SAP-System.

JaniCard ist ein Modul, mit dem Sie Mitarbeiter- und Fremdfirmenausweise professionell erstellen und codieren können. Da es wie Janitor in die Benutzeroberfläche von SAP integriert ist, greift es direkt auf die dort hinterlegten Personaldaten und Bilder zu. Der integrierte CardDesigner gibt Ihnen freie Hand bei der Gestaltung von Vorlagen, sei es in Ihrem Corporate Design oder in beliebigen anderen Layouts.

JaniAlarm zeigt Ihnen Störungen und Alarme direkt auf einem Tabletcomputer oder anderen internetfähigen Gerät an. So können Sie im Ernstfall schnell reagieren. Mit seiner Evakuierungsliste gibt JaniAlarm im Katastrophenfall einen schnellen Überblick über die betroffenen Personen. Zudem ist die Anbindung an Gebäudeleittechnik möglich. Auch dieses Modul erfordert keinen Zugriff auf das SAP-System.

Kurz und gut

Janitor verbindet die komfortable, weil bereits erlernte Bedienung eines SAP-Programms mit sämtlichen Möglichkeiten eines modernen Zutrittsmanagements. Es bietet umfassende Sicherheit für Gelände, Gebäude und einzelne Räume sowie Personen ohne die Nachteile eines herkömmlichen Drittsystems.

Hauptmerkmale

• Vollständige Integration in SAP (auch S/4 HANA^®)
• Auch cloudbasiert oder als Software as a Service (SaaS) erhältlich
• Zutrittsmanagement über SAP HCM oder SAP OM
• Individuelle Zutrittssteuerung auf SAP-Ebene
• Nahtlose Kommunikation zwischen SAP und Terminals
• Revisionssicher, da alle Daten/Änderungen in SAP
• Erweiterbarkeit durch Zusatzmodule
• Integration gängiger Terminalhersteller
• Unterstützung digitaler Schließsysteme
• Mehrsprachigkeit

Mehr erfahren:

• Flyer zu Janitor (PDF)