Schnittstelle SAP SuccessFactors
In nur drei Monaten vom Zettelkasten zum transparenten Digitalprozess
Wie der weltbekannte Bremsenhersteller BSCCB die Abwesenheitszeiten seiner Mitarbeiter jetzt einfacher, schneller und transparenter verwaltet - und alle davon profitieren
Wer nicht gerade Motorsport-Enthusiast oder Schrauber ist, hat den Namen vielleicht noch nie gehört. Doch tatsächlich zählt die Brembo SGL Carbon Ceramic Brakes (BSCCB) mit rund 600 Mitarbeitenden zu den ganz großen Playern. Gegründet 1961 in Italien, ist die Brembo Group heute nach eigenen Angaben weltweit führend in der Entwicklung und Herstellung von Hochleistungsbremsanlagen für namhafte Hersteller von PKWs, Motorrädern und Nutzfahrzeugen. Darüber hinaus hat sich das Unternehmen als Hauptlieferant von Bremssystemen in der Formel 1 etabliert, wo es praktisch jede Saison neue Siege mit den Fahrern feiert.
Die täglichen Plagen
Bei all dem Glamour könnte man leicht übersehen: Auch bedeutende Akteure kämpfen täglich mit ganz gewöhnlichen Verwaltungsprozessen, die Zeit und Geld und Nerven kosten. Bei BSCCB war es die Personalverwaltung, die bei der manuellen Bearbeitung von Urlaubsanträgen und anderen Abwesenheitszeiten der Mitarbeitenden an ihre Grenzen gestoßen war. Etwas Neues musste her – nur wie anfangen?
Der Prozess sollte
- vom Antrag über die Genehmigung bis zur Erteilung vollständig digital,
- für Mitarbeitende und Vorgesetzte gleichermaßen transparent und einfach zu handhaben,
- auf alle denkbaren Abwesenheitstypen (Urlaub, T-Zug, Gleitzeit, Homeoffice) vorbereitet,
- von SAP HCM zu verarbeiten und
- an SAP SuccessFactors anzubinden sein.
BSCCB wandte sich zunächst an seinen Systempartner Bavaria Zeitsysteme GmbH in München. Das Unternehmen betreut seit rund 25 Jahren die Zutrittskontrolle und Zeiterfassung am Standort Meitingen und setzt dabei auf die Softwarelösungen der Drakos GmbH.
Bavaria Zeitsysteme und Drakos ermitteln den Bedarf und entwickeln ein Konzept
Es ist Anfang Oktober, als das Projektteam mit der Planung loslegt. Zunächst müssen die vorhandenen Strukturen und Schnittstellen ermittelt werden. BSCCB setzt am Standort Meitingen SAP HCM ein, ist aber über das cloudgestützte SuccessFactors mit der Zentrale in Stezzano (Italien) und weiteren Standorten verbunden. Die vorhandene Zutrittsverwaltung JaniAccess und Zeiterfassung JaniTime – beziehungsweise deren Überbau JaniWeb – ist zu diesem Zeitpunkt nur an SAP HCM angebunden. Mit diesem tauscht JaniAccess Daten praktisch in Echtzeit aus: Es nimmt Personalstammdaten entgegen und liefert Zeitbuchungen von den Terminals zurück.
Diese Struktur gilt es nun um eine Abwesenheitsverwaltung mit Workflow zu erweitern – und mit SuccessFactors zu verknüpfen. Denn die für Abwesenheiten notwendigen Genehmigungsprozesse verarbeitet BSCCB nicht nur lokal, sondern auch in Stezzano und an anderen Standorten, die über die SAP-Cloud angebunden sind.
Auftritt: JaniConnector
Bereits Ende Oktober geht es an die Details: Drakos setzt seinen JaniConnector für BSCCB auf. Die von den Hanauern entwickelte, fernkonfigurierbare Cloud-Anwendung verbindet die Zeiterfassung vor Ort mit der SAP-Cloud und ist damit das zentrale Element der neuen Konstellation.
Die Techniker entwickeln eine Schnittstelle, die die Datenstruktur des Unternehmens exakt abbildet und so den fehlerfreien Informationsaustausch mit SuccessFactors gewährleistet. Auf diese Weise können sie etwa die Struktur der Teams und ihrer Vorgesetzten samt E-Mail-Adressen und weiterer Informationen von SuccessFactors beziehen. Zugleich installiert Drakos das Modul JaniTime Pro, das die erforderlichen Funktionen für die Abwesenheits- und Urlaubs-planung inklusive Workflow bereitstellt, und passt es an die Bedürfnisse von BSCCB an.
Ein paar paar Wochen danach startet bereits der Probebetrieb, – und zahllose Testläufe, Qualitätskontrollen und letzte Anpassungen später ist es so weit: Nach nur drei Monaten Planung, Entwicklung und Umsetzung geht die neue, vollständig digitale Abwesenheitsverwaltung wie vorgesehen termin- und budgetgerecht live.
Was wurde erreicht?
Die gesamte Abwesenheitsplanung bei BSCCB ist nun vollständig digital. Statt umständlich Papieranträge auszufüllen, stellen Mitarbeitende am Standort Meiningen ihre Anträge bequem im Browser. Vorgesetzte in Stezzano oder an anderen Standorten werden automatisch benachrichtigt, und Antragsteller erhalten eine Mitteilung, sobald ihr Anliegen bearbeitet wurde. Nachträgliche Änderungen sind auf dem gleichen Weg möglich. Teamkalender in JaniTime Pro gewährleisten maximale Transparenz, indem sie alle Abwesenheitszeiten einer Abteilung übersichtlich und stets aktuell anzeigen. Und durch die parallele Anbindung an SAP HCM und SAP SuccessFactors stehen nun alle Zeitdaten unternehmensweit zur Verfügung.
„Insgesamt stellt die Einführung von JaniTime Pro einen wichtigen Schritt zur weiteren Digitalisierung und Effizienzsteigerung unserer Prozesse dar“, heißt es aus dem Unternehmen. Man verzeichne eine hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitenden – schon kurz nach der Einführung seien positive Rückmeldungen aus den Fachbereichen eingegangen, berichtet Richard Lohmeier, der Projektleiter bei BSCCB. Andreas Dietrich, Geschäftsführer von Drakos, sagt dazu: „Durch unsere Online-Schulungen bereiten wir vorab alle Beteiligten gut auf die Umstellung vor. Die Einführung geht dann in der Regel reibungslos vonstatten.“
Bavaria Zeitsysteme und Drakos können auf mehr als 30 Jahre Erfahrung mit ganzheitlichen Systemlösungen für Zutrittskontrolle und HR Management zurückblicken. Drakos war Pionier bei der Entwicklung von SAP-Schnittstellen und bietet mit seinem Jani-System maßgeschneiderte Lösungen für Zeiterfassungs- und Zutrittsmanagement in kleinen und großen Unternehmen und Institutionen.
Was macht der JaniConnector?
Der JaniConnector ist eine cloudbasierte, fernkonfigurierbare Integrationslösung für den zuverlässigen Datenaustausch zwischen bestehenden Zeitmanagementsystemen und SAP® SuccessFactors.
Die Anwendung sorgt dafür, dass zeitrelevante Informationen, wie beispielsweise Kommen-/Gehen-Buchungen, automatisch und nahezu in Echtzeit in SAP® Time Tracking verfügbar sind. Dadurch werden Prozesse beschleunigt, die Datenqualität verbessert und manuelle Übertragungen vermieden.
Dank der Unterstützung der standardisierten HR-PDC-Schnittstelle kommuniziert der JaniConnector herstellerunabhängig mit einer Vielzahl von Zeiterfassungssystemen und Endgeräten. So können Hardwarelösungen nahezu aller Anbieter angebunden werden, die diesen Standard unterstützen.
